Автоматизация и внедрение ИИ в бизнес-процессы

Женни, расскажи подробнее о себе. Чем занимаешься сейчас и в какой сфере можешь быть полезна?
Моя профессиональная деятельность развивается логично. Начинала я свой бизнес 10 лет назад с продюсерского центра «Рэй Продакшн». Мы оказывали любые услуги маркетинга для экспертного бизнеса — для архитекторов, врачей, дизайнеров, автомехаников. Любой бизнес, который строится на глубоком знании услуги. Мы занимались упаковкой, продвижением, созданием курсов и обучающих программ, в том числе корпоративных университетов. Дальше это плавно вылилось в то, что мы начали заниматься автоматизацией, потому что задач в бизнесе становится только больше. Никогда не наступает тот светлый момент, когда все работает и у нас освободилось время. Соответственно, у меня появилось второе направление — выстраивание автоматизации бизнес-процессов и внедрение искусственного интеллекта. Третье направление: я стала партнером в онлайн-школе китайского языка. Это самая сильная в плане методики школа на рынке. Мы обучаем китайскому от шестилетних детей до бизнес-команд и устраиваем абитуриентов в китайские вузы.

Давай сосредоточимся на искусственном интеллекте. Скажи, это реальный технологический перелом или все-таки во многом хайп?
Это реальный перелом, потому что мы видим, как компании начинают сокращать персонал, заменяя людей — по крайней мере, часть их функций — на искусственный интеллект. Я сама к этому пришла три-четыре года назад, когда столкнулась с тем, что люди стали слишком дорогими. Чтобы качественно выполнить проект, практически всю стоимость нужно было заложить в людей, и маржинальность упала до неприличного. Я начала думать, как автоматизировать процессы, чтобы меньше времени на них тратить.

Три года назад, когда искусственный интеллект получил широкое распространение, многие говорили: «Мы вам сейчас внедрим, по щелчку все будет работать». Это был великий обман, и он до сих пор существует. Нет такого, что ты зашел в одну нейросеть, написал «продай клиенту» и она пошла и продала. Даже с развитием агентов такого не будет.

Если у тебя есть четкое понимание, кто клиент, какая у него история, если ты занес это в базу, если искусственный интеллект может это услышать, чтобы у него была информация, на которую можно опереться, — тогда он сможет составить хорошее предложение. Но у тебя должна быть информация о клиенте и максимально подробная информация о твоих продуктах. Для многих это хайп, или они говорят: «Мы пробовали, у нас не работает» — именно потому, что этой базы, этой основы нет. Нет нормального описания продуктов и клиентов.

Какие ожидания строят предприниматели относительно искусственного интеллекта и насколько они оправданы?
В первую очередь, они считают, что это все очень быстро внедряется. Когда мы смотрим рекламные ролики, мы видим моментальный результат: написали короткий общий текст и получили идеальный ответ. Такого не бывает практически никогда. Чтобы получить качественный результат, мы должны иметь базу, на которую искусственный интеллект будет опираться, точно так же, как и для человека. И нужно научиться правильно ставить ему задачу. Это первое ожидание — быстро и идеально.
Второе ожидание — что все будет бесплатно. Нет, во-первых, нет такого, что любые задачи решает одна нейросеть. Это всегда связка разных нейросетей, каждая из них платная. У части есть триальные версии, бесплатные пробные варианты или определенное количество токенов, но для того, чтобы система работала, за это нужно платить.

Сколько ты тратишь на нейросети в месяц?
Примерно 20 тысяч. Мы на выездной школе обсуждали с одним экспертом, он тоже сказал, что 20-30 тысяч тратит ежемесячно. Но сейчас спасибо самим производителям: они начинают объединяться и создавать внутренние интеграции. Если раньше мне нужно было отдельно покупать текстовую нейросеть, отдельно для работы с видео, отдельно для работы с аудио, то сейчас я могу купить одного интегратора, внутри которого будет включено все. Соответственно, я могу в 4-5 раз сократить свои расходы.

Некоторые эксперты говорят, что через интеграторы инструмент теряет свои свойства.
И те, и другие правы. Инструмент теряет свойства, если выдается через интерфейс, например, в Телеграме. Когда мы заходим непосредственно в инструмент и покупаем его, мы имеем самую свежую версию. А когда пользуемся прокладкой-интегратором, интегратор запрашивает данные через API, а в API может быть устаревшая версия. Мы не можем пользоваться всеми преимуществами. Нужно смотреть, насколько можно пожертвовать нюансами обновлений. У меня нет сложных графиков или генерации видео, которые требовали бы максимальной детальности, поэтому я могу позволить себе пожертвовать последними разработками. Мне скорее важно, чтобы у меня был доступ к 5-6 разным провайдерам, чтобы закрывать разные потребности. Одно дело — создать аватар, максимально близкий к тому, что я из себя представляю, другое дело — сделать активную инфографику. Если мне нужен офигенный аватар, я лучше пойду и куплю напрямую HeyGen или HaiFells. А с анимацией картинки справится и агрегатор.

Какие процессы в бизнесе автоматизируются быстрее всего? С чего лучше начать?
Если хочется с чего-то начать, лучше идти сверху, то есть с самой организации. Очень классно автоматизировать процесс найма: создание вакансий, их выкладку, прием резюме, первичную проверку резюме на соответствие, проверку тестовых заданий. У меня недавно была ситуация: я нанимала нового сотрудника, и понимала, что загрузка такая, что мне некогда собеседовать много людей. Я сделала чат-бота, в который заложила все, что я рассказываю на собеседовании, и небольшие тестовые задания. И сказала ассистенту: прогоняй людей через эту историю, кто останется на выходе — того и возьмем.

Это очень классная штука. Я отсеяла самых немотивированных. После каждого блока у собеседующего появлялся выбор: «Вас это устраивает или не устраивает?» Если он говорил «да», переходил на следующий шаг, если «нет» — мы прощались. Свобода воли была учтена абсолютно. И здесь сразу видно со стороны кандидата, насколько он готов держать внимание. Это же не собеседование с человеком, у тебя куча отвлекающих факторов. Мы потом можем проанализировать: он прошел все подряд или у него были перерывы в ответах на 20-30 минут? Это очень многое скажет о том, как он будет вести себя, оставшись один на один с рабочими задачами.

И, конечно, это экономит мое время. Финальное слово всегда за мной, но раньше это требовало моего присутствия, а теперь — не требует. И самое главное: времени на создание чат-бота я потратила около часа. Я поставила телефон и начала по структуре записывать, что я говорю здесь и здесь. Потом расшифровала, прогнала через нейросеть и сказала: «Вычлени все самое важное, сжатое, сделай в одну минуту». И она мои 80-минутные рассуждения ужала до минуты. Потом эти кружочки на основе текста я записала повторно сама, а структурную расшифровку приложила как более подробную информацию. С одной стороны, я ничего не потеряла по смыслу, с другой — убрала разглагольствования и уходы в сторону, которые увеличивали время. Час потратить на бот, чтобы потом освободить 20 часов от собеседований с разными людьми.

Расскажи, как ты сама пришла к идее активно внедрять автоматизацию. С какой проблемы все началось?
Началось все с того, что у меня очень сильно упала маржинальность. У нас были проекты от полутора до 3,5 млн. В 2022 году стоимость хороших качественных исполнителей была настолько высока, что маржинальность ужалась до 15%. Предпринимателю обидно: продаешь на 1,5 млн, имеешь кучу ответственности и геморроя, а чистой прибыли — кот наплакал. Я начала смотреть, как это изменить.

Мы полноценно погрузились в Битрикс. Спасибо одному из резидентов Менеджерского братства: он показал, как у него устроен Битрикс, и я посмотрела на него другими глазами. Я увидела, где можно вытащить свое время: вот это не надо делать руками, вот это не надо. И потихоньку, начиная с маленьких повторяющихся моментов, я начала это внедрять. Если говорить полноценно, от состояния «все руками» до хорошей автоматизации у меня ушло два года. Не надо думать, что мы быстренько за недельку все внедрим. Это процесс, и процесс с погружением.

С чего ты начала?
Я начала с описания каждого сотрудника, каждой его функции. И сначала, еще до автоматизации, это привело к тому, что я изменила систему мотивации в компании. Сначала у себя, потом я внедряю это клиентам. Теперь это не просто оклад, KPI и бонусы, а описанный функционал и оцененная каждая функция. Я знаю, сколько денег каждый сотрудник приносит в компанию.

Ты знаешь, сколько каждая функция стоит?
Да, и если человек перестает выполнять какую-то функцию, ему эта стоимость не выплачивается. Это очень большая боль многих моих клиентов: они не могут проконтролировать, что конкретно человек делает, выполняет ли он все, что на него возложено, и не переплачивают ли они ему.
Причем каждая функция не просто описана, но и в инструкциях прописано, как это должно быть выполнено, какой результат должен быть. Мы можем его посчитать. Если этот результат есть — значит, все остальное было сделано. Если результата нет — то все остальное было имитацией бурной деятельности. Так у меня получилось сократить расходы в четыре раза.

Особенно радостно, что сейчас многие только задумываются об оптимизации затрат, а я задумалась об этом два года назад. Если бы я тогда не начала, я бы просто не выжила. Наш рынок высоких чеков очень сильно перестроился, он просто ушел. Сейчас мне гораздо проблематичнее было бы найти проект, например, на 3-5 млн.

С какими ошибками ты столкнулась на пути внедрения? Расскажи про интересные кейсы из школы китайского языка.
Это очень крутой практичный пример. Когда я пришла в школу, она представляла собой следующее: были ключевые сотрудники, на которых все было завязано. Собственники очень боялись их потерять. Я еще в найме, когда была директором по развитию сайта «Сигма-Мару» (крупнейший за Уралом ресурс семейной тематики), столкнулась с ситуацией, что собственники не владели информацией даже о том, кто их клиенты, что покупают. Случись что с менеджером по продажам, они бы просто не знали, кому счет выставить. Когда я вижу такую ситуацию у клиентов, я бью в колокола.

В школе мы начали точно так же с описания всех процессов: кто чем занимается, какая функция, какой должен быть результат. И самое главное — я свела все эти функции в единую таблицу, в которой в конце месяца буквально за 15-20 минут можно посчитать, кто сколько заработал. Раньше это занимало практически неделю: люди садились, сверяли, какие задачи ставили, сколько из них выполнено, считали процент выполнения. Это была огромная работа, которая выключала владельцев из процессов на неделю.

Потом мы стали смотреть, кто чем занимается с точки зрения передачи информации, кто что кому должен сказать, чтобы другой мог работать. Мы перенесли все процессы в Битрикс, а до этого они были в Телеграме. В телеграм-чатах невозможно было отследить, кто что кому писал. Просто прочитывание чата занимало 2-3 часа в день — колоссальная потеря времени. В Битриксе под каждую ветку мы сделали отдельную воронку. В этой воронке автоматизированные задачи: задача открывается, и внутри по шаблону написано, что ты должен сделать, какие тебе материалы понадобятся, все подтягивается.

Эта история позволила уйти от ключевых сотрудников, от незаменимых людей. Например, было очень страшно, что уйдет администратор, который проработал три года. Сейчас не страшно. Мы можем в любой момент нанять нового администратора. Найм занимает 2-3 дня, введение в должность — два дня, и тоже автоматизировано через Битрикс. Буквально сегодня перед эфиром я внедряла нового сотрудника, чьей должности раньше не существовало. Благодаря тому, что все описано и процессы настроены, в 10 часов мы начали созвон, через полтора часа она уже готова делать базовые вещи. Я совершенно спокойно пришла на встречу, а она уже полноценно работает, просто благодаря тому, что это описано.

Значит, теперь многое зависит от интеллектуальных способностей сотрудника? Нужно подбирать того, кто быстро схватывает?
Если он умеет читать и делать так, как написано, этого достаточно. Есть люди, которые не могут делать по инструкции, это не говорит об их интеллектуальных способностях, они просто не способны делать так, как написано. Я всегда, когда пишу инструкции, учитываю, что люди разные: кто-то хорошо воспринимает текст, кто-то — картинки, кто-то — аудио. У меня инструкции — это текст плюс картинки и еще видео. Это закрывает все возможные варианты. Если ты не можешь сделать после того, как тебе показали, написали и рассказали, то, наверное, мы не сработаемся.

Ты рассказывала про презентации. Насколько здесь может помочь искусственный интеллект?
Это была наша большая боль. Школа очень заморочена на методике. Большая часть учебных материалов, которые существуют, включая институтские учебники по китайскому языку, не очень хороши для обучения. Они хороши для подготовки к экзамену, но не для полноценного погружения в язык. У нас есть потрясающий методолог с тридцатилетним стажем, победитель многих конкурсов.
Она дала нам собственную методологию, структуру построения каждого занятия для максимального выхлопа. Но когда мы берем материалы и сталкиваем их с нашей структурой, они не дружатся.

Раньше нам приходилось тратить 2-3 дня на создание презентации для одного занятия. А чтобы вы понимали: для прохождения одного урока продвинутого уровня нужно 3-4 занятия. То есть для создания материала для одного урока требовалось 9-12 дней. Это невозможно, потому что мы занимаемся не по одной программе, у нас больше 20 программ: для детей, для подростков, для бизнеса. Это были колоссальные временные затраты, и продукт получался очень дорогим.

Благодаря искусственному интеллекту, а в частности Gemini и Google NotebookLM, мы прописали качественный промпт, сделали структуру в формате презентации, загрузили туда готовую правильную презентацию и информацию о том, откуда брать упражнения, какие слова проходятся под каждый урок. Теперь создание презентации занимает 20-30 минут. Нейросеть думает долго, собирает все, но это несравнимо с тем периодом, который был ранее.

И в том, и в другом случае приходится перепроверять. Когда ты три дня сидишь над презентацией, перетаскиваешь что-то ручками, глаз замыливается, где-то поставишь ошибку, где-то задублируешь слайд. За нейросетью перепроверяешь быстро, потому что ты это раньше не видел, внимание повышенное. Плюс NotebookLM и Kimi, которым мы пользуемся, очень хорошо работают с иероглифами, они не создают несуществующих иероглифов, как многие другие нейросети. Качество на высоте, а время сократилось колоссально.

С чего стоит начать автоматизацию в компании? Какой алгоритм?
Первое — нужно не автоматизировать, а описать. Вы не можете автоматизировать хаос, поверьте, ничего хорошего из этого не получится. В первую очередь вы описываете, что вы делаете. Это можно делать с помощью искусственного интеллекта: поговорить с ним и создать структуру: у меня есть позиция, за что я отвечаю, какие мои ежедневные процессы (рутина, которая должна быть автоматизирована в первую очередь) и какие мои проектные процессы (то, что не каждый день, но проектно необходимо).

Второе — это взаимосвязи. С кем я коммуницирую, от кого получаю информацию, кому передаю. Речь идет о создании документов, договоров, счетов, актов, проверке информации. Это тоже максимально подробно описывается: как со стороны клиента, так и внутри компании.

Третье — результат, который должен быть после выполнения задачи или взаимодействия. Что мы должны получить? В каком виде нейросеть должна выдать идеальный результат? Эта история потребует нескольких операций, чтобы понять, что мы забыли. Мы всегда что-нибудь забываем, но нужно будет дорабатывать требования к идеальному результату, чтобы получилось то, что мы хотим, и не пришлось потом допиливать руками.

После того как эти составляющие есть, мы начинаем автоматизировать. Нужно каждый процесс разбить на микрошаги, представить поэтапно: сначала делается это, потом это. Это делается для того, чтобы подобрать правильные инструменты. Нет одной нейросети, которая закрыла бы все наши проблемы. Нам нужно будет подобрать несколько инструментов, которые позволят автоматизировать этот процесс. Начать с того, что мы автоматизируем какую-то одну часть, а потом ручками передаем дальше. Скорее всего, так и будет на первых этапах. Потом начинаем их связывать. Это гарантия того, что мы сделаем то, что нам нужно, а не какого-то сферического коня в вакууме.

Какие еще ошибки совершают компании на старте внедрения?
Одна из самых частых — когда компания не выделяет человека со своей стороны, который будет работать с автоматизаторами. Приходят сторонние специалисты и делают то, что у них в книжке написано, как должен выглядеть процесс, но это не имеет ничего общего с тем, как происходит на самом деле. Многие считают, что описание процессов — это нудно и не нужно. Я сама сначала сопротивлялась, думала: «Господи, кому это надо, это же бред». Но это нужно сделать, потому что иначе ты начнешь радостно автоматизировать, в процессе придумаешь много новых вариантов, процесс затянется на месяцы, а результата не будет.

В школе была история, когда администратор собирал информацию, передавал методисту, методист опять администратору, потом надо было согласовать. Банальная передача информации и согласования растягивались на несколько дней. Мы сделали простой промпт для администратора, как сразу выбирать и получать нужную информацию, и вообще убрали методиста из этой цепочки. Если раньше подбор преподавателя для нового студента занимал иногда два дня, сейчас — 15 минут. Я посмотрела со стороны на этот процесс и поняла, что здесь слишком долго из-за большого количества участников. Это просто нужно убрать и сократить.

Насколько безопасно передавать корпоративные данные нейросетям? Может быть, предприниматели не задумываются об этом, сливая информацию во все известные нейросети?
Положа руку на сердце, мы все уже всем слили. Бояться бесполезно. Налоговую декларацию мы все равно подаем ежегодно. Нет истории, что кто-то этим воспользуется адресно, чтобы навредить конкретному ИП Кукушкину из глубинки. Но эта информация анализируется как большие данные, она не защищена. Кто бы что ни говорил, мы видим появление новых агентов типа Open Interpreter. Казалось бы, он действительно все может делать сам, но там колоссальные дыры в безопасности. Как только ты ставишь его на компьютер, можно извне получить доступ к твоему компьютеру.

Поэтому, если вы не специалист по системной безопасности, не ставьте себе ничего на компьютер, как бы ни были прекрасны рекламы агентов. Если вы понимаете, что делаете, и используете чистый компьютер — пожалуйста. Что касается слива корпоративных данных, здесь палка о двух концах. Чем более точные данные мы передадим нейросети, тем более точный ответ она отдаст. Но чтобы эти данные оказались в публичном доступе, как в свое время была дыра в безопасности Google Docs, когда можно было через поиск найти документы любых компаний. У меня так случайно появилась инсайдерская информация о конкурентах: они просто не закрыли папку, и я увидела всю их внутреннюю кухню с цифрами. В популярных нейросетях, таких как ChatGPT, такой дыры нет. Просто так мы в Google не наткнемся на договора или бухгалтерскую информацию. Но эти данные не защищены.

Как сегодняшнему предпринимателю отличить реальные возможности технологий от маркетинговых обещаний? Сейчас много шума, разных нейросетей и компаний, предлагающих услуги.
100% подходить с критическим мышлением. Это напоминает презентацию первого iPhone, когда он еще ничего не мог сделать, а презентация была записанным видеороликом. Сейчас очень многие возможности нейросетей, которые демонстрируются, — это точно так же записанные ролики, причем созданные не этими нейросетями, а совсем другими инструментами. Куча скандалов на эту тему.

Предпринимателю не надо смотреть на красивую картинку. Нужно каждый раз примерять это к себе: могу ли я это использовать в своих процессах сейчас? Смотреть только на то, что он может использовать прямо сейчас. Если предприниматель уже достаточно свободен, чтобы тестировать новое, у него есть бюджет и свободные руки команды, он может дать задание: «Смотрите, я это увидел, давайте посмотрим, может ли это действительно делать то, что заявляет». Но это отдельная работа отдельного департамента. Если у вас такого пока нет, берите только то, что вы реально можете использовать.

Есть ли форматы путешествий или впечатлений, которые ты давно хотела попробовать, но еще не попробовала? В контексте Комбат-туров?
Из экстремальных форматов — это полет в невесомости. Мне безумно хочется это попробовать, возвращаясь к моей мечте о полетах. В историческом плане мне было бы интересно погрузиться в прошлое. Я в свое время прочитала книгу Марининой, где нескольких подростков отправили на 100 лет назад, создав условия, идентичные тому времени, и они сталкивались с непониманием многих моментов. Мне было бы интересно посмотреть, как это было на 200-300 лет назад.

Есть фильм, который тебя трансформировал, стал ключевым на жизненном пути?
Фильм — это, наверное, «Престиж» Кристофера Нолана. В финале «Престижа» никому бы и в голову не пришло, что там происходило на самом деле, за пределами привычного. Мне кажется, всем предпринимателям иногда надо заглядывать за эти рамки. Очень классная возможность, которую дает Менеджерское братство, наше сообщество, — посмотреть, как у других устроено. Когда ты маленький, посмотреть на кого-то очень большого и понять: «Оказывается, можно решать вопросы совсем по-другому».

Любимые бизнес-книги?
У меня две любимые. Первая — «Цель» Элияху Голдратта, бизнес-роман про теорию ограничения системы. В каждой системе есть ограничения, и если мы поставим его во главу угла, все полетит гораздо слаженнее. Вторая — «Человек-бренд» Тома Питерса. Я с Питерсом знакома лично. Я его называю, злобный категоричный старикашка, но со всей любовью. Эта книга, которую невозможно читать: ты буквально пару строчек прочитал, и тебе сразу хочется бежать и делать. При полном упадке мотивации, при непонимании, что делать, несколько страниц этой книги оказывают очень живительное воздействие.

Финальный вопрос. Ты стоишь на большой сцене, перед тобой весь мир. Какое свое главное знание ты передашь каждому человеку?
Вот не хотелось бы передавать это знание каждому, потому что оно влечет за собой большую ответственность. Это про свободу. Когда мы находим в себе смелость делать то, что мы считаем нужным, даже когда в это никто не верит, даже когда мы никогда не видели подтверждения, что это возможно. Но есть очень большое внутреннее убеждение, что оно должно быть так. Нужно идти в это, отрицая любые запреты и препятствия, находить и открывать в себе свободу следовать своему внутреннему зову. Но важно не идти по головам, быть экологичным.

Женни, благодарю за этот полет на нашей ракете по искусственному интеллекту. Надеюсь на последующие эфиры, чтобы развернуть эту тему еще подробнее.
С удовольствием. Если у кого-то будут вопросы, я буду рада ответить, созвониться, встретиться, посмотреть, как реально внедрить инструменты. Пользуйтесь, пожалуйста.

Беседовала – Юлия Солнечная
Фото – архив
Вёрстка – Елена Шпинева

24.03.2026